E-Mail-Automatisierungen

Yasan kann eingehende E-Mails automatisch anhand ihrer Themen-Labels verarbeiten. Für jedes Label legen Sie fest, was passieren soll — von der manuellen Prüfung über eine vollautomatische KI-Antwort bis zum Schließen ohne Antwort.

Öffnen Sie Automatisierungen in der Seitenleiste oder auf dem Smartphone über das Menü Mehr, um Regeln einzurichten.

Standardaktion auswählen#

Wählen Sie für jedes Label eine dieser Standardaktionen:

Manuell — die Konversation bleibt im Postfach, damit Ihr Team sie prüfen kann.
Automatisieren — Yasan sendet eine von der KI erstellte Antwort.
Automatisch schließen — Yasan schließt die Konversation, ohne eine Antwort zu senden.

Erweiterte Regeln hinzufügen#

Mit erweiterten Regeln legen Sie eine andere Aktion fest, wenn ein Label einen bestimmten Text enthält oder nicht enthält, wenn der Absender eine bestimmte E-Mail-Adresse ist oder wenn der Betreff einem bestimmten Text oder Muster entspricht. Sie können mehrere Bedingungen in einer Regel kombinieren — die Regel greift nur, wenn alle Bedingungen zutreffen. Regeln werden von oben nach unten ausgewertet, und die erste zutreffende Regel wird angewendet.

Betreff abgleichen#

Die Bedingung Betreff ist wird mit dem gesamten E-Mail-Betreff verglichen:

Der Abgleich erfolgt ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung und ignoriert Leerzeichen am Anfang und am Ende.
Ohne Platzhalter muss der Betreff exakt übereinstimmen. Das Muster Bestellbestätigung trifft nur auf genau diesen Betreff zu — nicht auf Bestellbestätigung 1234 oder Re: Bestellbestätigung. Verwenden Sie Bestellbestätigung *, um auch Betreffzeilen zu erfassen, die nach der Phrase weitergehen.
Verwenden Sie * als Platzhalter für beliebigen Text (auch für keinen). Zum Beispiel trifft Wir benötigen Informationen zu * auf Betreffzeilen wie Wir benötigen Informationen zu 1LEN24516337342 zu. So steuern Sie nur diese Nachrichten, ohne die gesamte Post desselben Absenders zu beeinflussen.

Kombinieren Sie Betreff ist mit der Bedingung Absender ist, damit die Steuerung gezielt bleibt — schließen Sie zum Beispiel nur die Benachrichtigungen des Versanddienstleisters automatisch, deren Betreff mit einer bestimmten Phrase beginnt, während die übrige Post desselben Absenders weiterhin zu bearbeiten ist.

Prüfen Sie in der Vorschau der letzten Konversationen, welche Nachrichten eine Regel betreffen würde, bevor Sie sich darauf verlassen.

Teams einrichten#

Für automatische Antworten können Sie pro Team den Absendernamen und die E-Mail-Fußzeile festlegen. So passen automatische Antworten zum Team, das das jeweilige Postfach betreut.

Automatisch verarbeitete Konversationen prüfen#

Automatisch verarbeitete Konversationen erscheinen unter Auto:

Von Yasan gelöst bedeutet, dass Yasan eine automatische Antwort gesendet hat.
Automatisch geschlossen bedeutet, dass Yasan die Konversation ohne Antwort geschlossen hat.

An diesen Status erkennen Sie, warum eine Konversation automatisch verarbeitet wurde.